Zoom-moe? Schaf werkoverleg af!

9 december 2020
Veel medewerkers brengen thuis een groot deel van hun werkweek door in Zoom of MS Team sessies. Vooral alle virtuele werkoverleggen kosten bakken energie. ’s Ochtends een werkoverleg met je team. Eind van de middag een werkoverleg met je team. Tussendoor een of meer werkoverleggen met andere teams ...  Het goede nieuws is: je organisatie kan gerust alle werkoverleg afschaffen. 

Wij hebben dat 10 jaar geleden ervaren toen we bij ons bedrijf  een dynamisch workflow management system hebben ontwikkeld, waar alle processen voor levering van bestellingen precies in waren omschreven. Een bestelling voor een dienst (bijvoorbeeld een training) werd via dat systeem  in werking gezet, waarna een reeks van ongeveer 25 activiteiten na elkaar in de virtuele werkbakjes van de betrokken medewerkers terecht kwamen. De persoon in de zwerm die het eerst beschikbaar kwam koos de activiteiten op waar hij/zij het meeste zin in had en zo werden alle activiteiten het snelst en met passie afgewerkt zonder werkoverleg. Overigens, het hiërarchisch management bleek ook overbodig, want het system  maakte zichtbaar welk werk gedaan moest worden en dat het werd opgepakt.

Dit systeem van zelforganisatie hebben wij op een state-of-the-art manier beschikbaar gemaakt voor andere organisaties. Kijk maar op www.myna.work. Het workflow management systeem van ons vorige bedrijf  heet nu MYNA.SWARM en is een handige SaaS (Software as a Service) oplossing. MYNA.SWARM onderscheidt zich van andere workflow management applicaties op drie punten. Ten eerste, het is de enige toepassing die activiteiten niet aan mensen toedeelt, maar aan zwermen van mensen die hetzelfde werk doen. Mensen voelen daardoor autonomie bij het organiseren van hun eigen werk. Ze halen het werk op, in plaats van dat ze het werk van een baas toebedeeld krijgen. Ten tweede kunnen medewerkers periodiek  job-craften door een nieuwe rol op te pakken (of over te dragen aan iemand anders) of lid te worden van een extra zwerm. In het systeem wordt vastgelegd van welke zwermen elke medewerker lid is en welke rollen hij/zij heeft en zo krijgt iedereen de activiteiten toebedeeld waar hij of zij zelf voor gekozen heeft. Ten derde is MYNA.SWARM een middel om de organisatie permanent te laten leren en de verbeter-ideeën te laten verankeren in de processen. Zo wordt elke innovatie automatisch beschikbaar gesteld aan iedereen op het moment dat die persoon het nodig heeft, namelijk bij het uitvoeren van de activiteit waar de innovatie betrekking op heeft.

Uiteraard betekent het werken in zwermen niet dat er geen overleg meer is. Want het bedenken en implementeren van innovaties vergt ook overleg. Maar dit soort overleg is wel veel leuker dan werkoverleg!

Fons Feekes – Zwerm coach bij Myna

www.myna.work | fons@workwithmyna.com

 Ben je nieuwsgierig geworden of de Myna aanpak met zwermen iets is voor jouw organisatie? Kijk op www.myna.work voor meer informatie en schrijf je eventueel in voor een gratis webinar of workshop “Zwermen naar de toekomst” of een andere thema van je interesse.

Vorig artikel

Zoom-moe? Schaf werkoverleg af!

9 december 2020
Volgend artikel

Hiërarchie willen afschaffen is naïef

5 juni 2020